Công cụ quản lý thời gian không còn là khái niệm xa lạ trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên vẫn còn không ít các nhà quản lý băn khoăn trong việc lựa chọn công cụ quản lý thời gian phù hợp với đặc thù và tính chất của doanh nghiệp. Bài chia sẻ dưới đây sẽ giúp các nhà quản lý có cái nhìn đúng đắn hơn và lựa chọn cho mình “trợ thủ đắc lực” nhất.
Mục lục
Top 10 công cụ quản lý thời gian hiệu quả
Phân tích POSEC
Phân tích POSEC (là viết tắt của từ Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing) được hiểu là công cụ hỗ trợ các nhà quản lý trong việc phân định được mức độ ưu tiên trong công việc và tách nhỏ công việc, đơn giản hóa, tạm gác lại và đóng góp. Cụ thể là:
- P – Prioritize: Đề ra mục tiêu sắp xếp công việc theo một thứ tự ưu tiên
- O – Organizing: tách nhỏ từng công việc và sắp xếp thời gian hoàn thành phù hợp trong ngày.
- S – Streamlining: đơn giản hóa những công việc cần phải thực hiện hoặc những công việc không thích làm nhưng vẫn phải hoàn thành.
- E – Economizing: gác lại những công việc không thực sự khẩn cấp vào một thời gian khác để hoàn thành sau, thay vào đó nên tập trung vào những công việc quan trọng và cần ưu tiên.
- C – Contributing: không chỉ dành thời gian cho công việc mà còn phân bổ vào các mối quan hệ cá nhân hoặc công việc xã hội.
Phân tích Pareto
Công cụ đầu tiên được nhắc đến nhiều nhất là phân tích Pareto hay còn được gọi với cái tên phổ biến hơn là nguyên tắc 80/20. Nguyên tắc này nhấn mạnh ý nghĩa, 20% nguyên nhân sẽ tạo thành 80% kết quả.
Một ví dụ điển hình cho nguyên tắc 80/20 là: Doanh nghiệp của bạn đang cố gắng phục vụ 80% khách hàng, nhưng trên thực tế chỉ thu về 20% lợi nhuận. Ngược lại, nếu nỗ lực làm hài lòng 20% khách hàng, sẽ giúp doanh nghiệp thu về 80% lợi nhuận. Qua đó, chúng ta thấy được rằng điều quan trọng hơn cả là cần phân biệt đâu là khách hàng tiềm năng, mang lại giá trị và lợi nhuận cho doanh nghiệp và cần tập trung vào tệp khách hàng này.
Và trong công việc cũng tương tự như vậy, cần xác định đâu là nhóm công việc quan trọng và mang lại hiệu quả nên ưu tiên và tập trung hoàn thiện trước.
Phương pháp Eisenhower
Eisenhower là công cụ quản lý thời gian giúp bạn tập trung vào những nhóm công việc quan trọng và loại bỏ những việc không thực sự cần thiết trong một khoảng thời gian ngắn.
Căn cứ vào tính chất của công việc mà phương pháp Eisenhower chia thành 4 nhóm chính sau:
- Quan trọng và khẩn cấp: nhóm công việc này thường ưu tiên thực hiện ngay và chiếm khoảng 15 – 20% thời gian hoàn thiện.
- Quan trọng, nhưng không khẩn cấp: nhóm công việc này chiếm khoảng 60 – 65% hoàn thành. Công việc càng mất nhiều thời gian hoàn thiện thì mức độ quan trọng càng lớn.
- Khẩn cấp, nhưng không quan trọng: chiếm khoảng 10 – 15% lượng thời gian. Nhóm công việc này cần ưu tiên thực hiện ngay lập tức. Tuy nhiên, vì nó không quan trọng nên hoàn toàn có thể bàn giao cho người khác thực hiện.
- Không khẩn cấp và không quan trọng: thời gian dành cho nhóm công việc này là dưới 5%, thậm chí, có thể loại bỏ chúng ra khỏi danh sách công việc của mình.
Phân tích ABC
Đây được xem là công cụ quản lý thời gian tối ưu, bằng cách phân loại công việc thành 3 nhóm chính như sau:
- Nhóm A: Công việc quan trọng và khẩn cấp
- Nhóm B: Công việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp
- Nhóm C: Công việc không quan trọng và không khẩn cấp
Theo đó, mỗi nhóm tiếp tục chia nhỏ thành A1, A2, B1, B2,…Và căn cứ vào tính chất công việc, nên sắp xếp công việc của từng nhóm theo mức độ ưu tiên giảm dần và lần lượt hoàn thiện chúng.
Phân tích ABC là công cụ quản lý thời gian tối ưu bằng cách phân loại công việc thành 3 nhóm
Pomodoro
Công cụ quản lý thời gian giúp bạn hoàn toàn tập trung vào giải quyết một công việc đó là Pomodoro. Hay nói cách khác, Pomodoro là phương pháp chia nhỏ thời gian làm việc thành những khoảng ngắn – 25 phút. Cứ sau 25 phút tập trung cao độ để làm việc, bạn sẽ nghỉ ngơi 5 phút. Theo nghiên cứu, 25 phút là khoảng thời gian lý tưởng để não bộ tập trung cao độ vào công việc và gia tăng hiệu suất làm việc.
Khi áp dụng phương pháp Pomodoro vào quá trình làm việc sẽ mang lại những lợi ích tuyệt vời như:
- Tăng cường khả năng tập trung và loại bỏ tình trạng xao nhãng khi làm việc
- Quyết tâm đạt được mục tiêu đã đề ra
- Nâng cao nhận thức của bản thân trong công việc
- Khả năng ước lượng được khoảng thời gian dành cho công việc
- Hoàn thành công việc cách nhanh chóng và hiệu quả
- Giải tỏa tình trạng căng thẳng, mệt mỏi
- Duy trì động lực và thói quen làm việc
- Cân bằng công việc và ổn định cuộc sống
Notion
Notion được ví là công cụ quản lý thời gian tích hợp nhiều chức năng hữu ích, cụ thể là: quản lý kế hoạch, ghi chú, danh sách công việc cần làm,…Một ưu điểm nổi bật của Notion được người dùng yêu thích là thiết kế tiện lợi theo chiều hướng có khả năng tạo được nhiều thư mục lớn và thư mục nhỏ. Từ đó, giúp người dùng dễ dàng lưu trữ dữ liệu hơn cũng như việc sắp xếp và tìm kiếm thông tin trở nên nhanh chóng, tiện lợi hơn.
Trello
Công cụ Trello được dùng để hỗ trợ người dùng trong việc phân chia công việc cho từng thành viên trong nhóm. Cụ thể đó là các công việc như: mô phỏng công việc cách chi tiết, cụ thể; thời gian hoàn thành công việc; tình trạng công việc; các thành viên trong nhóm có thể hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau.
Các thành phần cơ bản của công cụ Trello gồm có:
- Thẻ: được dùng để lưu trữ công việc, ghi lại nhiệm vụ và tính năng sản phẩm, chia nhỏ công việc, những câu hỏi.
- Danh sách: tại đây sẽ tổng hợp các thẻ có cùng đặc điểm, ví dụ như: có cùng tình trạng đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành, có cùng nhiệm vụ,…
- Bảng: bao gồm rất nhiều danh sách và có chức năng chia đầu việc cho từng dự án. Thông qua bảng này, người dùng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án cách dễ dàng nhất.
- Nhóm: sẽ tổng hợp tất cả các bảng và thành viên liên quan với nhau có phân quyền.
Công cụ Trello hỗ trợ phân chia công việc cho từng thành viên trong nhóm
Evernote
Đây là công cụ lưu trữ dữ liệu cụ thể là: ghi chú, hoạt động, lịch trình,…và hỗ trợ người dùng quản lý thời gian cách hiệu quả nhất, thông qua các tính năng như:
- Đặt lịch hẹn và nhắc nhở
- Sắp xếp lịch làm việc
- Thiết lập nhiệm vụ, danh sách và ghi chú
- Chia sẻ cho nhiều người cùng theo dõi
- Dễ dàng đồng bộ dữ liệu với các nền tảng khác như: Slack, Gmail,…
Forest
“Stay focused, Be present” (luôn tập trung, có mặt trong thời điểm hiện tại) là thông điệp mà công cụ quản lý thời gian Forest muốn nhắn gửi tới người dùng. Cụ thể Forest nhấn mạnh vào sự tập trung và muốn người dùng trân trọng từng giây phút trôi qua.
Nói một cách khác, đây là công cụ vừa làm vừa chơi với nhiệm vụ chính là chỉ cần gieo hạt giống và trồng cây. Theo đó, nếu bạn ít tiếp xúc với điện thoại, cây trồng sẽ phát triển nhanh hơn. Từ đó, giúp bạn tránh bị xao nhãng hoặc mất tập trung khi làm việc. Tuy nhiên, công cụ Forest lại không phù hợp với những công việc có tính chất cần sử dụng điện thoại.
Google Calendar
Khi nhắc đến công cụ quản lý thời gian được sử dụng phổ biến nhất, chắc hẳn không thể bỏ qua Google Calendar – ứng dụng cơ bản giúp theo dõi công việc mỗi ngày.
Ưu điểm nổi bật của công cụ này là có tính năng đồng bộ với Gmail, tạo lập thông tin, sự kiện trên Gmail sẽ được thêm vào Google Calendar. Bên cạnh đó, người dùng hoàn toàn có thể tự tạo, chỉnh sửa và sắp xếp các thông tin, sự kiện một cách phù hợp nhất.
Cách sử dụng công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất – Chương trình đào tạo quản lý NeoManager
Để vận dụng thành thạo những công cụ quản lý thời gian trên đây, các nhà quản lý, lãnh đạo có thể tham gia chương trình đào tạo quản lý NeoManager. Tại đây, các nhà quản lý sẽ được trau dồi kiến thức và kỹ năng liên quan đến các công cụ quản lý thời gian và gia tăng hiệu suất làm việc.
Chương trình đào tạo được xây dựng bài bản, chuyên sâu với bộ 22 công cụ, kỹ thuật quản lý giúp học viên được thực hành và trải nghiệm thực tế. Theo đó, học viên sẽ được khám phá các chủ đề như:
- Ứng dụng Pomodoro và các phương pháp khác trong quản lý thời gian, gia tăng hiệu suất làm việc.
- Quy tắc 25-5 được vận dụng thế nào trong quản lý thời gian.
- Đóng khung thời gian và gia tăng hiệu suất làm việc
- Áp dụng công cụ trong việc theo dõi và kiểm soát lịch làm việc.
- Xây dựng thói quen quản lý thời gian hằng ngày
- Nói không với những công việc không quan trọng và không cần thiết
- Quản lý thời gian và công việc như thế nào trước và sau kỳ nghỉ lễ.
Như vậy, qua bài chia sẻ trên đây, ắt hẳn chúng ta đã hiểu rõ và hiểu sâu hơn những công cụ quản lý thời gian hiệu quả được áp dụng phổ biến hiện nay. Những công cụ trên không chỉ giúp bạn kiểm soát thời gian hiệu quả hơn mà còn giúp bạn cân bằng công việc và cuộc sống, gặt hái được nhiều thành tựu lớn. Tùy thuộc vào tính chất công việc của bản thân hãy lựa chọn người bạn đồng hành phù hợp nhé!
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
