Ai trong chúng ta cũng đều có quỹ thời gian như nhau 24 giờ trong một ngày sống và làm việc. Tuy nhiên, những người nắm vững nguyên tắc quản lý thời gian sẽ làm việc hiệu quả, hoàn thành mục tiêu và thành công hơn. Vậy cụ thể đó là những nguyên tắc nào? Làm thế nào để áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả nhất? Bài viết dưới đây sẽ lý giải thắc mắc này và chia sẻ bí quyết quản lý thời gian của các nhà quản lý thông thái, chuyên nghiệp.
Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian
Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian là gì?
Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian hay còn được gọi là quy tắc Pareto, được hiểu là phần lớn mọi việc trong cuộc sống không được phân bổ đều nhau mà sẽ có 80% là kết quả và 20% là nguyên nhân gây nên. Theo đó, khái niệm quy tắc 80/20 sẽ bao hàm nhiều nhận định khác nhau như sau:
- 80% kết quả là do 20% nguyên nhân
- 80% lợi nhuận do 20% khách hàng góp vào
- 80% khiếu nại của một doanh nghiệp do 20% đến từ khách hàng.
- 80% nhu cầu sử dụng do 20% tính năng
Điều mà quy tắc 80/20 muốn nhấn mạnh là nên tập trung vào 20% nhiệm vụ quan trọng thay vì dàn trải ở 80% nhiệm vụ còn lại mà không mang lại hiệu quả. Do đó, các nhà quản lý có thể áp dụng nguyên lý Pareto trong quản lý thời gian nhằm phân bổ nguồn lực để kiểm soát chất lượng và hiệu quả công việc.
Lợi ích của nguyên tắc 80/20 mang lại là gì?
Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian được xem là quy tắc kinh điển và lợi ích mà nó mang lại vẫn còn nguyên giá trị cho đến thời điểm hiện tại. Cụ thể là quy tắc 80/20 giúp mọi người có thêm động lực, biết cách phân bổ nguồn lực, thời gian và tập trung vào 20% yếu tố quan trọng nhất thay vì 80% công việc không mang lại lợi ích gì.
Bằng cách áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian Pareto các nhà quản lý sẽ phân định được đâu là công việc mang lại lợi ích tốt nhất và cần dành nhiều thời gian ưu tiên. Điều này không chỉ tạo nên điểm khác biệt trong phong cách làm việc mà còn tăng cường hiệu quả, chất lượng và không lãng phí thời gian.
Nguyên tắc quản lý thời gian – SMART
Lợi ích của việc sử dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian
Đầu tiên, chúng ta cần làm rõ SMART là viết tắt 5 chữ cái đầu tiên của 5 từ sau: Specific (cụ thể), Measurable (có thể đo lường được), Achievable (có thể đạt được), Relevant (có liên quan) và Time bound (giới hạn thời gian). Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian được xem là bộ tiêu chí cụ thể nhằm đảm bảo các mục tiêu mà nhà quản lý đề ra được thực hiện trong một khung thời gian nhất định.
Việc áp dụng nguyên tắc SMART là cách vạch ra ranh giới và xác định các bước cần thực hiện, các nguồn lực cần có để đạt được mục tiêu, các thời điểm quan trong suốt quá trình thực hiện. Từ đó, các nhà quản lý sẽ hoàn thành mục tiêu cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Điều này đã được minh chứng cụ thể tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt khi các nhà quản lý áp dụng vào quy trình kinh doanh của mình.
Ngoài ra, đây còn là công cụ để phân định được thị trường mục tiêu của doanh nghiệp, chỉ ra các cột mốc của thị trường, làm tiền đề cho việc tiến sâu hơn vào thị trường mục tiêu.
=> Xem thêm: Khám phá KPI công cụ quản lý nhân sự và quy trình xây dựng
Cách thiết lập mục tiêu SMART trong quản lý thời gian
Specific – cụ thể
Để quản lý thời gian hiệu quả, đầu tiên cần phải viết ra những mục tiêu, công việc cần hoàn thành đi kèm với thời gian cụ thể là:
- Những mục tiêu nào cần hoàn thành?
- Bạn mong muốn kết quả ra sao?
- Ai là người trực tiếp chịu trách nhiệm cho mục tiêu này?
- Các bước triển khai và cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu này ra sao?
Ví dụ: Mục tiêu hoàn thành kế hoạch kinh doanh tháng 6 trong 2 ngày:
- Ngày 1: Tổng hợp báo cáo tháng 5 vừa qua, đúc kết kinh nghiệm
- Ngày 2: Đưa ra định hướng, nhiệm vụ và kế hoạch cho tháng 6, mang về doanh thu 500 triệu đồng/tháng cho công ty.
Measurable – có thể đo lường được
Để làm việc và quản lý hiệu quả thời gian, cần gắn mục tiêu đã liệt kê ở bước 1 với những con số đo lường cụ thể, có khả năng định lượng được.
Ví dụ: Mục tiêu kinh doanh của tháng 6 là mang về mức doanh thu cho công ty là 500 triệu đồng. Để thực hiện được mục tiêu này, trung bình mỗi tuần cần kiếm được ít nhất 125 triệu đồng. Với mục tiêu và thời gian đã đề ra, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi và biết được các thành viên trong nhóm đã làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu hay chưa.
Achievable – tính khả thi, có thể đạt được
Xem xét và đánh giá mục tiêu mà bản thân đề ra cho một ngày, một tuần có thực sự khả thi hay không. Trong trường hợp bạn dành nhiều thời gian và nỗ lực hết mình mà vẫn không thể hoàn thành mục tiêu thì nên điều chỉnh lại. Bởi lẽ, mục tiêu quá cao sẽ khiến bạn quản lý thời gian không hiệu quả, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Áp dụng nguyên tắc SMART là cách vạch ra ranh giới và xác định các bước cần thực hiện
Relevant – có liên quan, thích hợp
Có thể hiểu rằng, quản lý thời gian là cách tối ưu thời gian hoàn thành công việc. Do đó, mục tiêu phù hợp với tầm nhìn, có liên quan sẽ giúp bạn hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Đánh giá mục tiêu mình đề ra với thời gian thực hiện có thực sự liên quan và phù hợp hay không. Nếu mục tiêu không phù hợp hãy loại bỏ khỏi danh sách việc làm của bạn.
Time bound – giới hạn thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả là hoàn thành công việc trong khoảng thời gian phù hợp. Việc giới hạn thời gian, cụ thể là dành nhiều thời gian cho công việc quan trọng, ưu tiên và ít thời gian cho nhiệm vụ kém quan trọng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn sẽ hoàn thành công việc đúng theo kế hoạch đề ra, tránh trường hợp làm thêm giờ dễ dẫn đến căng thẳng, áp lực và ảnh hưởng đến kết quả của dự án.
Nguyên tắc quản lý thời gian Pomodoro
Pomodoro được hiểu là phương pháp quản lý thời gian nhằm tối đa sự tập trung khi làm việc. Khi dịch ra theo tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là cà chua. Theo phương pháp Pomodoro, chúng ta nên áp dụng theo 5 bước sau:
- Bước 1: Xác định công việc cần thực hiện
- Bước 2: Thiết lập thời gian làm việc, thông thường sẽ là 25 phút.
- Bước 3: Tập trung cao độ làm việc trong khoảng thời gian 25 phút
- Bước 4: Sau 25 phút làm việc, nên nghỉ giải lao 5 phút.
- Bước 5: Tiếp tục làm việc và sau 4 lần nghỉ giải lao 5 phút thì nên nghỉ dài hơn khoảng 10 phút (hoặc thậm chí là 15 – 30 phút tùy vào tính chất công việc và sức của mỗi người).
Khi áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian Pomodoro cần thực hiện theo trình tự 5 bước
Khi áp dụng phương pháp quản lý thời gian Pomodoro, bạn cần lưu ý một vài nguyên tắc sau:
- Trong quá trình thực hiện quy trình Pomodoro (tức là làm việc 25 phút và nghỉ 5 phút) gặp bất kỳ gián đoạn nào thì tính lại từ đầu.
- Nên tập trung hoàn thành một việc duy nhất với 100% thời gian đã quy định
- Trong trường hợp hoàn thành công việc trước thời gian đề ra, nên dùng khoảng thời gian đó để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết quy trình Pomodoro.
- Trong khoảng thời gian nghỉ ngơi (5 phút, 10 phút), nên nghỉ ngơi cách trọn vẹn nhất. Cụ thể, bạn có thể nghe nhạc, uống nước, xoa bóp, nhắm mắt thư giãn, đi dạo hoặc thực hiện những việc đơn giản không cần tư duy,….Lưu ý, cần tránh những thứ liên quan đến facebook, internet,… bởi chúng có thể khiến bạn hứng phấn và làm não bộ thêm mệt mỏi.
Cách ứng dụng các nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả – Chương trình đào tạo quản lý NeoManager
Chương trình đào tạo quản lý NeoManager hội tụ đầy đủ những nguyên tắc quản lý thời gian kể trên, ngoài ra còn cung cấp cho học viên các phương pháp, công cụ quản lý thời gian khác.
Tham gia khóa đào tạo quản lý NeoManager là bí quyết giúp các nhà quản lý nắm vững được những kiến thức tổng quan về quản lý thời gian và gia tăng hiệu suất công việc với sự hỗ trợ của 22 công cụ, kỹ thuật quản lý. Cụ thể, các chủ đề xuyên suốt mà học viên sẽ được tìm hiểu khi tham gia khóa đào tạo quản lý NeoManager là:
- Ứng dụng nguyên tắc Pomodoro trong quản lý thời gian
- Nguyên tắc 25-5 giúp ích cho các nhà quản lý trong việc quản lý thời gian như thế nào?
- Sử dụng một số công cụ hữu ích trong việc theo dõi và kiểm soát lịch làm việc
- Trước và sau mỗi kỳ nghỉ lễ nên quản lý thời gian và sắp xếp công việc ra sao?
- Biết cách từ bỏ những công việc không quan trọng, không cần thiết, tránh lãng phí thời gian.
- Đóng khung thời gian và cách gia tăng hiệu suất làm việc
- Thiết lập thói quen quản lý thời gian hằng ngày.
Trở thành học viên của khóa đào tạo quản lý NeoManager, các nhà quản lý không chỉ hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà còn nắm chắc kiến thức, kỹ năng có liên quan đến: quản lý nhân sự, xây dựng và dẫn dắt đội nhóm, phát triển năng lực tự học, cải thiện hiệu suất cá nhân cũng như cơ hội trao đổi, thảo luận cùng các chuyên gia, nhà lãnh đạo tài ba.
Áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả là một trong những bí quyết “vàng” giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất làm việc, hoàn thành mục tiêu và phát triển lớn mạnh hơn. Tùy vào tính chất, đặc thù công việc mà các nhà lãnh đạo có thể lựa chọn và vận dụng những nguyên tắc quản lý thời gian phù hợp. Các nhà quản lý, lãnh đạo cũng có thể tham gia khóa đào tạo quản lý NeoManager để tích lũy và trau dồi thêm kỹ năng quản lý thời gian và gặt hái được nhiều thành công trong sự nghiệp của mình.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
