Thời gian là thứ quý giá không thể lấy lại, sử dụng thời gian hiệu quả chính là cách để bạn không lãng phí điều quý giá này. Cùng tham khảo ngay 5 bước quy trình quản lý thời gian khoa học trong phần chia sẻ bên dưới để sử dụng và kiểm soát thời gian một cách khoa học hơn.
5 bước cơ bản để xây dựng quy trình quản lý thời gian
Bước 1: Xác định mục tiêu
Thiết lập mục tiên là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình quản lý thời gian. Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn biết cần phải làm gì, làm như thế nào trong toàn bộ quy trình. Bên cạnh đó, mục tiêu cũng sẽ trở thành động lực để phấn đấu hoàn thành công việc tốt hơn.
Một phương pháp xác định mục tiêu hiệu quả là SMART. Phương pháp này được thực hiện dựa trên áp dụng 5 nguyên tắc là:
- S – Specific: Mục tiêu rõ ràng.
- M – Measurable: Mục tiêu có thể đo lường bằng đơn vị cụ thể.
- A – Achievable: Mục tiêu khả thi có thể thực hiện.
- R- Relevant: Mục tiêu có sự liên quan, mục tiêu của ngày liên quan đến mục tiêu tháng hay mục tiêu dài hạn trong tương lai.
- T – Time: Mục tiêu phải gắn với thời gian.
Bước 2: Liệt kê công việc cần làm
Bước liệt kê công việc cần làm chính là xây dựng danh sách công việc để hoàn thành mục tiêu. Điều này sẽ giúp bạn không rơi vào tình trạng mơ hồ khi làm việc. Khi liệt kê công việc để hoàn thành mục tiêu, bạn cần tính toán dự trù khoảng thời gian để thực hiện công việc đó. Điều này sẽ giúp bạn không bỏ sót các công việc cần thiết. Đồng thời, bạn sẽ có tính toán cho việc thực hiện công việc vào khoảng thời gian nào một cách khoa học và hợp lý.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc
Dựa trên danh sách công việc đã được liệt kê, bạn xác định công việc nào là quan trọng, là cấp thiết để hoàn thành mục tiêu sớm.
Một phương pháp giúp xác định thứ tự ưu tiên của công việc là áp dụng ma trận Eisenhower. Theo phương pháp này, cấp độ ưu tiên công việc được chia thành 4 mức độ:
- Công việc quan trọng và cấp bách cần được thực hiện đầu tiên.
- Công việc quan trọng nhưng không cấp bách nhưng vẫn cần được thực hiện.
- Công việc cấp bách nhưng không quan trọng cần được hoàn thành trong một thời điểm bất kỳ.
- Công việc không quan trọng, không cấp bách có thể thực hiện cuối cùng.
Với việc xác định cấp độ ưu tiên công việc, bạn sẽ sắp xếp thứ tự thực hiện danh sách công việc đã được liệt kê ở bước thứ 2. Như vậy, bạn sẽ luôn đảm bảo tiến độ của công việc và tận dụng tối ưu quỹ thời gian trong ngày.
Bước 4: Thực hiện nghiêm chỉnh danh sách công việc đã sắp xếp
Sau khi có một danh sách thứ tự công việc cần phải làm, bạn bắt đầu thực hiện công việc đầu tiên của danh sách. Để đảm bảo hoàn thành được mục tiêu, bạn cần chú ý không nên đi lệch hướng kế hoạch. Làm chậm, bỏ ngang công việc trong danh sách sẽ gây gián đoạn cả quy trình quản lý thời gian và ảnh hưởng đến công việc, mục tiêu phía sau.
Bước 5: Tổng kết
Khi kết thúc một danh sách công việc hay kết thúc một ngày làm việc, bạn cần tổng kết. Ở bước tổng kết này, bạn cần phân tích các yếu tố:
- Những công việc nào đã được hoàn thành.
- Những công việc nào chưa hoàn thành.
- Thời gian hoàn thành mỗi việc có đúng với dự tính ban đầu hay không.
Điều này sẽ giúp bạn rút ra được những điểm cần khắc phục trong quy trình quản lý thời gian đã xây dựng và thiết lập quy trình mới tối ưu hơn cho ngày hôm sau.
5 bước xây dựng quy trình quản lý thời gian bài bản
Những nguyên tắc để quy trình quản lý thời gian đạt hiệu quả
Đề ra mục tiêu
Nguyên tắc đầu tiên để quy trình quản lý thời gian đạt hiệu quả là có những mục tiêu cho công việc, cho tương lai. Bạn có thể thiết lập mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn hay mục tiêu nhỏ trong mục tiêu lớn. Việc có được mục tiêu sẽ tạo định hướng và cụ thể hóa việc mà bạn cần làm và cách làm.
Lên thời gian cụ thể cho từng công việc
Nguyên tắc thứ 2 là lên thời gian cụ thể cho từng công việc. Bạn sẽ cần xác định thời gian bắt đầu, thời gian thực hiện và thời gian kết thúc cho công việc cụ thể. Như vậy, bạn có thể phân chia quỹ thời gian hợp lý và tránh lãng phí khoảng thời gian chờ giữa các công việc.
Tập trung
Tập trung là điều cần thiết để quy trình quản lý thời gian không bị lãng phí vô ích. Khi tập trung toàn bộ sức lực, tinh thần, công việc sẽ được hoàn thành trong thời gian ngắn nhất. Như vậy, bạn có thể tiết kiệm thời gian của công việc để tăng quỹ thời gian dành riêng cho cá nhân.
Tính kỷ luật và thói quen
Ngoài sự tập trung, tính kỷ luật và thói quen cũng là nguyên tắc cần chú ý trong việc quản lý thời gian theo quy trình. Xây dựng cho bản thân những quy tắc kỷ luật và thói quen bắt buộc phải hoàn thành công việc đã có kế hoạch sẽ chấm dứt được tình trạng trễ hẹn hay quá tải công việc.
Các quy tắc để quy trình quản lý thời gian diễn ra hiệu quả
Luôn dành sự ưu tiên cho công việc quan trọng, cấp thiết
Hoàn thành công việc quan trọng, cấp thiết luôn là ưu tiên hàng đầu trong quy trình quản lý thời gian. Những công việc nên được đặt ở đầu bảng danh sách công việc để đảm bảo hoàn thành sớm nhất.
Việc xây dựng quy trình quản lý thời gian cá nhân là điều cần thiết. Để nắm được công cụ, phương pháp xây dựng quy trình này khoa học hiệu quả, bạn có thể tìm đến khóa học NeoManger. Đây là khóa học trang bị cho bạn kiến thức và cách áp dụng phương pháp SMART, ma trận Eisenhower, Kanban trong quản lý thời gian.
NeoManager sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, nguyên tắc ứng dụng các công cụ, kỹ thuật kiểm soát thời gian hiệu quả. Với các công cụ này, bạn sẽ biết cách xây dựng mục tiêu, xác định công việc quan trọng – khẩn cấp, sắp xếp công việc khoa học theo thứ tự ưu tiên… Những công cụ, kỹ thuật quản lý thời gian trong NeoManager chắc chắn sẽ giúp bạn làm chủ thời gian và cuộc sống cá nhân tốt nhất.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
